Ausbildungsberuf

Notarfachangestellte/r

Notarfachangestellte sind die rechte Hand der Notare bei rechtlichen Dienstleistungen. Sie kümmern sich vor allem um den administrativen Bereich wie zum Beispiel das Anlegen von Akten, Ausfüllen von Anträgen, die Buchführung und die Kommunikation mit Mandanten, Behörden und Gerichten. Finanzen, Controlling und Recht Büro und Verwaltung Kaufmännische Berufe Berufe mit Abitur Neue Berufe Berufe im Öffentlichen Dienst/Verwaltung Berufe im Sekretariat Berufe rund um Marketing und Werbung

Deine Tätigkeiten
Egal ob bei der Eheschließung, beim Hauskauf oder beim Schreiben einen Vorsorgevollmacht oder eines Testaments – all diese Dokumente haben eins gemeinsam: Sie benötigen eine notarielle Beglaubigung oder Beurkundung und du als Notarfachangestellter bzw. Notarfachangestellte weißt genau, wie das geht.

Die rechte Hand des Notars
Ähnlich wie bei Rechtsanwaltsfachangestellten und Anwälten, bist du als Notarfachangestellter quasi „die rechte Hand“ des Notars. Das bedeutet, dass du den Notar bei allen täglich anfallenden Aufgaben unterstützt und ihm zuarbeitest. Deine Aufgabe ist es, sowohl vorbereitende als auch begleitende Arbeiten bei der Beurkundung von Rechtsgeschäften auszuführen.

Organisationstalent
Natürlich beantwortest du als Notarfachangestellter das Telefon, vereinbarst Termine mit Mandanten und bist für die Aktenablage zuständig, doch das ist nur ein Bruchteil deiner Arbeit. Neben den Mandanten bist du auch für die Kommunikation mit Behörden, Gerichten oder Banken zuständig. Du holst Informationen ein, nimmst Beurkundungsaufträge entgegen und bereitest Besprechungen vor. Du bist der oder diejenige, der die Urkunden und Verträge vorbereitet und dabei ist, wenn sie unterschrieben werden. Egal ob Urkunden, Vollmachten, eidesstattliche Erklärungen oder Erbscheinanträge, du weißt genau, wie du das jeweilige Schriftstück aufzusetzen hast. Wenn ein Mandant beispielsweise ein Haus gekauft hat oder seine eigene Firma gründen möchte, kümmerst du dich um Einträge ins Grundbuch und Handelsregister. Darüberhinaus fällt es in deinen Tätigkeitsbereich, Gebühren zu berechnen, Rechnungen auszustellen und die Zahlungseingänge zu überwachen.

Fachjargon und Umgangssprache
Als Notarfachangestellter hast du viel mit Menschen zu tun, vom mittellosen Studenten bis zum erfolgreichen Geschäftsmann ist alles dabei. Egal ob am Telefon, per E-Mail oder im persönlichen Gespräch, du gehst mit viel Fingerspitzengefühl an deine Arbeit und beweist stets aufs Neue deine Menschenkenntnis und zeichnest dich durch deine höflichen Umgangsformen aus. Wichtig ist, dass du sowohl das im Notariat vorherrschende Fachjargon, also die Juristensprache, verstehst, als auch diese für deine Mandanten in Umgangssprache übersetzen kannst und andersherum. Versteht einer deiner Mandanten nicht genau, was mit einem Ausdruck in einem von dir aufgesetzten Vertrag gemeint ist? Kein Problem, du bist zur Stelle und leistest „Übersetzungsarbeit“.

Inhalte der Ausbildung
Schulische Ausbildungsinhalte
Während deiner dualen Ausbildung verbringst du sowohl Zeit im Betrieb als auch in der Berufsschule. In der Berufsschule setzt du dich mit der Theorie auseinander, die du bei der späteren Arbeit im Notariat benötigst. Du lernst verschiedene Rechtsgebiete kennen, zum Beispiel Familienrecht, Handelsrecht, Erbrecht und Zivilrecht, damit du dich mit den wichtigsten Gesetzen und Paragraphen bestens auskennst und später deine Mandanten über den Sachstand ihrer Rechtsangelegenheiten informieren kannst. Darüberhinaus besuchst du den Deutschunterricht und lernst, wie du Schriftstücke und Verträge fachmännisch aufsetzt. Da du als Notarfachangestellter für die Berechnung von Gebühren sowie das Vorbereiten oder Abwickeln der Buchführung verantwortlich bist, ist Mathematikunterricht Pflicht. Du besuchst außerdem den Englisch- oder anderen Fremdsprachenunterricht, damit du auch grenzüberschreitenden Rechtsverkehr ausführen kannst. Der Berufsschulunterricht findet entweder im Block statt oder an ein bis zwei Tagen pro Woche.

Betriebliche Ausbildungsinhalte
Im Notariat lernst du die praktischen Arbeiten kennen. Zunächst machst du dich mit deinem Arbeitsort vertraut und lernst, wie du mit den Mandanten umgehst. Wie vereinbarst du Termine? Wie führst du vorab Gespräche über das Anliegen des Mandanten? Was musst du bei der persönlichen Kommunikation beachten? Während du dich zu Beginn der Ausbildung vielleicht eher um die Aktenablage und Terminvereinbarung kümmerst, darfst du mit der Zeit mehr Aufgaben übernehmen. Schon bald darfst du deinen ersten Urkundenentwurf aufsetzen und beim Unterschreiben dabei sein. Du lernst, wie du mit Behörden und Gerichten kommunizierst und die Informationen einholst, die du bzw. der Notar benötigen. Dir wird beigebracht, wie du Grundbuch- und Handelsregistereinträge vornimmst und worauf du bei der Buchführung und Kostenabrechnung zu achten hast.

Voraussetzungen
Als angehender Notarfachangestellter solltest du folgende Eigenschaften und Interessen mitbringen:

  • Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Sprache und Schrift
  • Organisationstalent
  • Gutes Textverständnis
  • Vorliebe für Gesetze und Paragraphen
  • Sorgfalt
  • Flexibilität
  • Verschwiegenheit
  • Verantwortungsbewusstsein
  • Kundenorientierung
  • Freundliches und höfliches Auftreten

Schulische Voraussetzungen
Zwar gibt es rein rechtlich keinen vorgeschriebenen Schulabschluss, der nötig ist, um Notarfachangestellter zu werden, in der Praxis werden jedoch überwiegend Bewerber eingestellt, die mindestens einen Realschulabschluss, vorzugsweise die Hochschulreife haben.

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